DOSSIER
New Security Magazine 169 – februari 2024
Certificatie en audits: een continue kwaliteitstool
Certificatie zou beschouwd kunnen worden als een beperking of een verplichting. Certificatie kan echter ook gezien worden als een gelegenheid om de continue kwaliteit van producten en diensten te garanderen. In dit artikel bekijken we de verschillende categorieën van niet-conformiteiten en de specifieke opvolging die deze vereisen.
Om de kwaliteit van producten en diensten te garanderen, leggen merken verschillende technische en administratieve audits op. Deze audits zijn niet alleen controlemomenten. Het moeten ook gelegenheden zijn voor discussie met de inspecteurs of auditors.
Deze periodieke opvolgingsaudits bieden eveneens de gelegenheid om het werk van uw teams te evalueren en waar nodig bij te sturen. Het is dus ook een mogelijkheid om uw producten of diensten te verbeteren.
Tijdens deze audits wordt er nagegaan of de eisen van een reglement of technisch referentiedocument (technische nota) worden nageleefd.
De vastgestelde afwijkingen worden geregistreerd als “non-conformiteiten” (1).
« De grootste glorie is niet om nooit te vallen, maar om elke keer dat je valt weer op te staan. » – Confucius
Deze filosofie is ook van toepassing op certificatie en het beheer van non-conformiteiten, en elke non-conformiteit zal een specifieke opvolging vereisen.
Het doel is om uit onze fouten te leren en zo te vermijden dat dezelfde non-conformiteit zich later opnieuw voordoet. Daarom deelt ANPI deze non-conformiteiten in 3 categorieën in:
- opmerkingen;
- kleine non-conformiteiten;
- ernstige non-conformiteiten.
Let op: de classificatie van non-conformiteiten kan per certificeringsinstantie verschillen!
Elk van deze categorieën vereist een follow-up door het bedrijf, zoals hieronder wordt uitgelegd.
Niveau 1: de opmerking
Een opmerking vormt het eerste niveau.
Als installateur of fabrikant bent u verplicht om het vastgestelde probleem te corrigeren en ook om de nodige maatregelen te nemen zodat het probleem zich niet meer zal voordoen.
U bent echter niet verplicht om een actieplan met corrigerende maatregelen mee te delen; de opmerking zal opgenomen worden bij de volgende audit om er zeker van te zijn dat hiermee rekening werd gehouden.
Niveau 2: de kleine non-conformiteit
De kleine non-conformiteit vormt het tweede niveau. Deze is meestal het resultaat van een belangrijke of meer structurele tekortkoming.
Het kan ook het gevolg zijn van een opmerking die tijdens vorige audits werd opgemerkt, maar waarmee onvoldoende rekening werd gehouden en die ook tijdens latere audits wordt opgemerkt.
Voor elke kleine non-conformiteit wordt een correctief actieplan gevraagd. Dit plan moet binnen de 30 dagen na de evaluatie worden meegedeeld en moet de volgende 3 punten behandelen:
a) de maatregelen die zullen worden genomen om het probleem vastgesteld tijdens de audit te corrigeren;
b) de maatregelen die zullen worden genomen om te verifiëren dat het probleem zich niet in andere installaties voordoet;
c) de maatregelen die zullen worden genomen om soortgelijke problemen in de toekomst te vermijden.
Met het actieplan garandeert uw bedrijf zijn engagement om de nodige veranderingen door te voeren.
Niveau 3: de ernstige non-conformiteit
Een ernstige non-conformiteit is het zwaarste niveau van non-conformiteit. Deze is meestal het resultaat van een belangrijk en structureel probleem of van de herhaling van een kleine non-conformiteit die, ondanks het ingediende actieplan, opnieuw optreedt.
Voor elke ernstige non-conformiteit wordt ook een actieplan met corrigerende maatregelen gevraagd. Dit plan moet binnen de 15 dagen na de evaluatie worden ingediend.
Verplichting tot het vinden van een oplossing
Het opheffen van eventuele non-conformiteiten is een verplichting voor de certificaathouder. Indien dit niet gebeurt, kan uw certificaat trouwens worden opgeschort of zelfs ingetrokken.
Advies ANPI
Vermijd extra kosten
Ernstige of kleine non-conformiteiten vereisen een bijkomende opvolging zowel door de certificaathouder als door de certificatie-instelling. Om deze kosten te vermijden, is het dus belangrijk om rekening te houden met de geformuleerde opmerkingen teneinde ernstige of kleine non-conformiteiten te vermijden.
Het is ook raadzaam om binnen de gestelde termijn te reageren om eventuele herinneringskosten te vermijden.
Thierry DE LEEUW
ANPI – Project Manager Certification
1 Definities: “Non-conformiteit”: het niet voldoen aan eisen – “Eis”: een aangegeven behoefte of verwachting, meestal impliciet of verplicht – Bron: ISO 9000:2015, punten 3.6.9 et 3.6.4 [eigen vertaling].