REPORTAGE
New Security Magazine 160 – november 2021

Mensen connecteren en veilige toegang faciliteren

Core business van Upgrade Estate is het realiseren en geïntegreerd beheren van huisvesting voor studenten, young professionals en groeibedrijven. Met hun merken Upkot, Upliving en Upoffiz leveren ze convenience voor huurders en investeerders. “Zeker in een Upkot omgeving is toegangscontrole vaak een uitdaging. Denk aan een verloren of vergeten smartphone… Het Salto KS systeem ontzorgt ons bij die facilitaire, operationele druk”, zegt CCO Nils Vanhauwaert.

Blijven plakken in Gent

Nele Van Damme en Koenraad Belsack, oprichters en co-CEO’s van het bedrijf, kochten in 1999 een eerste huis met zes studentenkamers. Samen met hun eerste medeMerker Nils Vanhauwaert- inmiddels CCO – bouwden ze verder aan hun verhaal. Inmiddels telt het bedrijf 29 projecten in 7 steden in ons land. “Onze ultieme focus gaat naar het connecteren van mensen. Ons gekendste merk is Upkot, waar inmiddels zo’n 3.000 huurders-studenten de tijd van hun leven ervaren.”

Maar door de jaren heen werden ook andere merken ontwikkeld, zoals Upliving. Dit staat voor duurzame en aantrekkelijke huisvesting voor young professionals met bijkomende shared facilities. Upliving BXL – The Brewery in Brussel is het meest recente project met een fijne community van meer dan 300 jonge professionals. Wie afstudeert kan zo meteen doorschuiven naar een volgende woonvorm. Met Upoffiz – in Gent en Brussel – mikt Upgrade Estate dan weer op de mature groeibedrijven die veel aandacht geven aan identiteit, duurzaamheid en zorg voor hun medewerkers.

Smart building

“Noem ons geen projectontwikkelaar”, aldus Vanhauwaert. “We selecteren onze locaties niet op basis van opportuniteiten. Voor Upkot zoeken we in een studentenstad de nabijheid van een hogeschool of universiteit op, of eventueel de periferie. De BRO Upkot ‘toren’ langs de E40 in Gent is het meest zichtbare project en is een echte landmark voor de stad Gent.” Upgrade Estate telt inmiddels 110 medewerkers (intern ‘medeMerkers’ genoemd).

Spin-off Limoengroen doet studies rond duurzame energieconcepten en smart building. Voor het architectuurontwerp van een gebouw wordt telkens een externe architect ingeschakeld. “Onze Upkot-projecten hebben een bepaalde schaal vanaf 70 units. Hierbij zetten we sterk in op mini-communities (max 10 à 12 personen) en gemeenschappelijke ruimtes. Het huiselijk gevoel van enkele kamers in een herenwoning wordt eigenlijk op een nieuwe manier benaderd. We stapelen bij manier van spreken de oude herenhuizen om onze studenten een tweede thuis te bieden in een collectief kader”, aldus Nils Vanhauwaert. “Inmiddels beschikken we over gebouwen met elk eigen faciliteiten (keuken, fietsenstalling, fitness, gaming room, studiecafé, ….), verspreid over 7 steden. Wat toegangscontrole betreft, zijn er in elk gebouw 3 soorten deuren: kamerdeuren, toegangsdeuren tot het gebouw en tot de gemeenschappelijke ruimtes. Studenten hebben toegang tot bepaalde ruimtes via hun smartphone waarop ze de Salto KS app van Salto Systems gedownload hebben. “In elk gebouw is er een wooncoach die een sociale opleiding heeft genoten en instaat voor het sociale en operationele beheer. Te veel frictie met technologische issues doet de community geen deugd. Zeker in een studentenomgeving is toegangscontrole vaak een uitdaging. Denk bijvoorbeeld aan een verloren of kapotte smartphone… Via Salto KS kunnen onze coaches deze dagelijkse issues gemakkelijk en snel oplossen”, aldus Vanhauwaert.

Verschillende doelgroepen, andere verwachtingen

Het Salto KS systeem registreert dagelijks zo’n 1.500 gebruikers. De Salto KS cloud-oplossing is uitbreidbaar en in verschillende omgevingen toepasbaar. “Door de verscheidenheid van onze drie doelgroepen ontstaan er ook andere noden en verwachtingen inzake gebruiksgemak. Naast de private gehuurde ruimte, is er in ieder gebouw een brede waaier en gedeelde ruimtes. Salto KS voorziet om met een boekingsmodule te werken. Bij Upoffiz gaan we wat dat betreft nog een stapje verder. Momenteel loopt er een testcase van Salto KS met een boekingsplatform, waarbij de huurder een meetingruimte in ons gebouw kan boeken, en via Salto KS toegang krijgt tot de ruimte”, aldus Vanhauwaert. “Er was nood aan een systeem dat verder gaat dan louter toegangscontrole. Verder is er via Salto KS ook limited access voor externen, zoals onderhoudsmedewerkers en leveranciers. Wij brengen steeds de noden van onze eindgebruikers in kaart en zoeken op basis daarvan naar oplossingen. Dat kan een technologische ondersteuning zijn, maar evengoed een menselijke ondersteuning. Denk aan de belangrijke rol die onze sociale coaches tijdens de coronacrisis hebben gespeeld voor onze studenten.”

Doorgedreven connectiviteit doet naar cloud overschakelen

Ook wat security betreft is Salto KS een performante cloud-gebaseerde oplossing: “Los van camerasystemen kan men nagaan wie wanneer welke deur heeft geopend. Salto KS voldoet aan alle encrypties én securityfeatures en biedt heel wat mogelijkheden om remote problemen op te lossen”, aldus Eric Beling van Salto Systems. “Doorgedreven connectiviteit is één van de voornaamste argumenten om naar cloud-oplossingen over te schakelen. In die zin blijven onze klanten, en zeker ook Upgrade Estate, ons permanent uitdagen.”

Sterk facilitair draagvlak

Vooral in de periodes van de uit- en intrededagen (einde huurperiode student – start huurperiode nieuwe student) worden alle medewerkers ingeschakeld. Van de 110 medemerkers is ongeveer de helft werkzaam in Operations. Denk aan Asset Management, Facility Management, Rent, Coaches & Support… “Ook dit differentieert ons van klassieke projectontwikkelaars. We ontwikkelen onze gebouwen met een langetermijnvisie, we blijven immers geconnecteerd met het gebouw door ons geïntegreerd beheer. Het facilitair management wordt meegenomen van bij de ontwerpfase en onze operationele teams worden hierbij betrokken. De sociale coach focust op het welzijn van onze huurders, en onze interne facility dienst volgt de klussen op die de coach rapporteert”, aldus Vanhauwaert. Recent nam Upgrade Estate het bedrijfje Tapazz – dat een app voor o.m. car sharing ontwikkelde – over. Mits koppeling aan Salto KS kan deze app straks ook voor het sharen van andere facilities worden gebruikt.

Door Philip Declercq