DOSSIER
New Security Magazine 169 – février 2024
La certification et les audits : un outil de qualité continue
La certification pourrait être considérée comme une contrainte ou une obligation. Mais elle peut aussi être vue comme une opportunité pour garantir une qualité continue des produits et des services. Dans cet article, nous examinerons les différentes catégories de non-conformités et le suivi particulier qu’elles requièrent.
Pour garantir la qualité des produits et des services, les marques imposent différents audits techniques et administratifs. Ces audits ne sont pas que des moments de contrôles. Ils doivent également devenir des moments d’échange avec les inspecteurs ou les auditeurs.
Ces audits périodiques de suivi permettent aussi d’évaluer le travail réalisé par vos équipes et d’apporter des ajustements si ceux-ci devaient s’avérer nécessaires. C’est donc aussi une opportunité pour l’amélioration de vos produits ou vos services.
Lors de ces audits, il sera vérifié que les exigences figurant soit dans un règlement soit dans un référentiel technique (notice technique) sont bien respectées.
Les écarts constatés seront repris comme « non-conformités » (1).
« La plus grande gloire n’est pas de ne jamais tomber, mais de se relever à chaque chute. » – Confucius
Cette philosophie s’applique également à la certification et à la gestion des non-conformités, et chaque non-conformité demandera un suivi particulier.
L’objectif est d’apprendre de ses erreurs et ainsi d’éviter qu’une même non-conformité se reproduise ultérieurement. C’est pourquoi ANPI classe ces non-conformités en 3 catégories :
- les remarques ;
- les non-conformités mineures ;
- les non-conformités majeures.
Notons que la classification des non-conformités peut différer d’un organisme de certification à l’autre !
Chacune des catégories nécessitera un suivi de la part de l’entreprise comme explicité ci-dessous.
Niveau 1 : la remarque
Une remarque constitue le premier niveau.
En tant qu’installateur ou fabricant, vous êtes tenu de corriger le problème constaté et de prendre également les mesures nécessaires pour que le problème ne se reproduise plus.
Vous n’êtes cependant pas tenu de communiquer un plan d’action correctif ; la remarque sera reprise lors de l’audit suivant afin de s’assurer que celle-ci a bien été prise en compte.
Niveau 2 : la non-conformité mineure
La non-conformité mineure constitue le second niveau. Une non-conformité mineure est généralement le résultat d’un manquement important ou plus structurel.
Il peut aussi s’agir d’une remarque qui aurait été relevée lors des audits précédents, mais qui n’aurait pas été prise en considération de façon suffisante et qui est relevée également lors d’audits suivants.
Un plan d’action correctif sera demandé pour chaque non-conformité mineure. Ce plan devra être communiqué dans les 30 jours après l’évaluation et devra répondre aux 3 points suivants :
a) les mesures qui seront prises pour corriger le problème constaté lors de l’audit ;
b) les mesures qui seront prises pour vérifier que le problème n’est pas présent sur d’autres installations ;
c) les mesures qui seront prises pour éviter pareil problème à l’avenir.
Un plan d’action est aussi un engagement par votre entreprise d’apporter les modifications nécessaires.
Niveau 3 : la non-conformité majeure
La non-conformité majeure constitue le niveau le plus grave. Une non-conformité majeure est généralement le résultat d’un problème important et structurel ou de la répétition d’une non-conformité mineure qui, malgré le plan d’action transmis, se reproduit à nouveau.
Un plan d’action correctif sera également demandé pour chaque non-conformité majeure. Ce plan devra être communiqué dans les 15 jours après l’évaluation.
Obligation de solution
La levée des éventuelles non-conformités est une obligation pour le détenteur d’un certificat. Votre certificat risque d’ailleurs d’être suspendu, voire retiré, en cas de non-résolution.
Conseil ANPI
Évitez les frais supplémentaires
Les non-conformités majeures ou mineures demandent un suivi supplémentaire tant chez le détenteur du certificat qu’auprès de l’organisme de certification. Pour éviter ces frais, il est donc important de prendre en compte les remarques formulées afin d’éviter des non-conformités majeures ou mineures.
Il est également recommandé de répondre dans les délais impartis afin d’éviter d’éventuels frais de rappel.
Thierry DE LEEUW
ANPI – Project Manager Certification
1 Définitions : « Non-conformité » : non-satisfaction d’une exigence – « Exigence » : besoin ou attente formulé, généralement implicite ou obligatoire – Source : ISO 9000:2015, points 3.6.9 et 3.6.4.